Empiezo fuerte: «La herramienta que más me ha cambiado mi vida profesional en los últimos 5 años ha sido Notion».
Hasta ese momento, mi necesidad por tenerlo todo organizado, por gestionar correctamente la cantidad de información que me llegaba, por llevar un orden riguroso de todo… me hacía perder muchísimo tiempo de gestión.
Eran aquellos tiempos de la «parálisis por análisis». Había dos opciones: o te centrabas en tenerlo todo ordenado y controlado (restando horas a la fase productiva) o te dedicabas a improvisar.
En mi trabajo, el orden es fundamental, pero también lo es para cualquier freelancer o equipo de diseño y arte que trabaje por proyectos. Por eso, tras mucho buscar, empecé a ver cómo perfiles de ingeniería creativa hablaban de esta herramienta. Y es cuando empecé a probar.
Lo que Notion me ha ahorrado.
Te prometo que no me llevo comisión alguna, ojalá. Pago religiosamente mi suscripción mensual. Antes de seguir contando mi proceso de adaptación, quiero hacerte un pequeño spoiler sobre todo lo que me he ahorrado con Notion:
- He dejado de hacer listas en el bloc de notas.
- He dejado de utilizar los marcadores del navegador para guardar páginas.
- He sincronizado mi laptop, ipad y smartphone.
- Preparo y envío mis dossieres a través de la plataforma.
- Se acabaron las aplicaciones de listas de tareas.
- Apenas uso Google Docs (Word murió para mí hace mucho tiempo).
- Puedo hacer tablas, y tablas inteligentes.
- Todas mis bases de datos se han simplificado y unido
- Y muchas cosas más…
Pero, ¿por qué es tan maravilloso?
1. Links ultra-organizados.
Lo primero, porque puedo enviar desde cualquier dispositivo cualquier url que me interese: una noticia, un vídeo, un post de Instagram, un portfolio, una web que me inspire… solo tengo que hacer click, «enviar a Notion» y ya se almacena en mi lista de enlaces. Luego, basta con dedicar media hora a la semana para etiquetarlos y ordenarlos.
2. Documentos que admiten TODO.
Además, es una herramienta muy útil a la hora de combinar texto, imágenes, vídeo y enlaces externos. Todo se agrupa de una forma muy sencilla, visual e incluso permite una navegación incrustada a tiempo real. Tanto, que a veces envío una url de Notion en vez de mandar un pdf o un correo. ¡Y puedes consultar sencillas estadísticas de visitas!
«El lugar ideal para crear un portfolio sencillo y visualmente innovador. Perfecto para incrustar imágenes, vídeos, publicaciones de redes sociales, audios, webs e incluso documentos de pdf.»
3. Control total de las tareas.
Puedes crear fichas con tareas y, dentro de estas tarjetas, crear documentos y vincular todo lo que tengas creado en la aplicación. No hace falta buscar, Notion te lo relaciona todo.
4. Inteligencia artificial integrada
Notion integra ChatGPT (con un cargo adicional) así que no tienes que salir de tu página para generar contenido automatizado. Además, la aplicación lee del historial de tus documentos, por lo que va ofreciéndote resultados basados en el historial que tienes escrito.
5. Bases de datos
Puedes crear bases de datos de contactos, de ideas, de inspiraciones, compartirlas con otras personas, y relacionarlas con otras páginas o elementos de Notion.
6. Calendarios
La opción de calendarios es muy útil para planificar las redes sociales o las tareas que tienes que controlar. Notion te permite además crear alarmas que te avisarán de fechas cumplidas, y asignar las acciones a otras personas.
Es cierto que cuando te enfrentas por primera vez a Notion da un poco de miedo. Es tan completo y amplio que es complicado saber por dónde empezar. Si quieres, puedo ayudarte a ti o a tus equipos a adaptar vuestro trabajo y vuestro día a día a la herramienta. En apenas dos semanas empezaréis a notar sus resultados. Os va a cambiar la vida.
